Tworzenie rocznych sprawozdań finansowych to zadanie wymagające wiedzy, doświadczenia i nowoczesnego systemu finansowo-księgowego. Czy właściciel małej firmy może tworzyć rozliczenia końcowe samodzielnie? Jak wybrać dobre oprogramowanie do pełnej księgowości?

Dokumentacja firmowa – zmora przedsiębiorców?

Poprawne prowadzenie dokumentacji firmowej to jedno z najtrudniejszych i najbardziej wymagających działań, związanych z działalnością gospodarczą. Skutki błędów lub zaniedbań w dokumentacji mają poważne konsekwencje, najbardziej dotkliwymi są oczywiście potencjalne kary finansowe. Teoretycznie, problem ten nie powinien dotyczyć przedsiębiorców, którzy prowadzenie dokumentacji zlecają biurom rachunkowym lub dedykowanym księgowym. W praktyce zdarza się jednak, że nawet najbardziej doświadczeni specjaliści popełniają błędy.

Komu powierzyć prowadzenie dokumentacji?

Wybór podmiotu, prowadzącego dokumentację firmy nie powinien być nigdy przypadkowy. Dedykowany księgowy powinien zawsze udokumentować swoje doświadczenie (i ścieżkę tzw. certyfikacji zawodowej). W przypadku biur rachunkowych kluczowa może okazać się opinia obecnych klientów i zakres działania. Przedsiębiorcy, zarządzający małymi firmami decydują się coraz częściej na samodzielne prowadzenie księgowości. W takim wypadku niezbędne jest wspomaganie własnych działań korzystaniem z nowoczesnego systemu finansowo-księgowego.

Zestawienia końcowe i raporty – zadanie wyłącznie dla księgowego?

W przypadku samodzielnego prowadzenia pełnej księgowości, największym wyzwaniem może okazać się tworzenie raportów i zestawień końcowych. Do składania sprawozdań finansowych zobowiązane są wszystkie podmioty gospodarcze prowadzące pełną księgowość (czyli np. spółki kapitałowe i osobowe, ale i firmy, które przyjęły taką formę prowadzenia księgowości dobrowolnie). Forma dokumentu ma ściśle określoną zawartość (bilans, rachunek zysków i strat, opis przyjętych zasad rachunkowości) a terminy składania zestawień są regulowane prawnie. Biorąc pod uwagę stopień skomplikowania dokumentacji i czasochłonność przygotowania, przyjmuje się, że wykonanie zestawień końcowych jest zazwyczaj zlecane księgowym. Samodzielne przygotowanie dokumentacji jest jednak możliwe przy wsparciu nowoczesnego programu finansowo-księgowego.

Dobry system finansowo-księgowy: najważniejsze cechy

Ręczne wprowadzanie danych, samodzielne obliczenia, podsumowania zysków i strat – nowoczesne oprogramowanie finansowe skutecznie przyspieszy każdy z wymienionych procesów. Dobry system do księgowości pozwala też na dowolne zestawianie danych, także na potrzeby raportów sprzedaży i zestawień końcowych.

Nie zapominajmy też o aktualizacjach. Sytuacja, w której przedsiębiorca musi samodzielnie sprawdzać zgodność programu m.in. z aktualnym prawem podatkowym, wydaje się niedopuszczalna. Obowiązek aktualizacji (technicznych, merytorycznych) spoczywa na producencie. Zadaniem przedsiębiorcy jest zatem zakup takiego oprogramowania, które będzie kompatybilne m.in. z systemem e-deklaracji. Ważna jest też możliwość szybkiego importu i eksportu danych.

Dobry system powinien umożliwić nie tylko wykonanie podstawowych rozliczeń, ale i samodzielne tworzenie raportów i rocznych zestawień finansowych firmy, w tym plik JPK, który jest wymagany przez Urząd Skarbowy.