Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, konieczne jest archiwizowanie dokumentów księgowych przez pięć lat, a wiele innych druków trzeba przechowywać dłużej. W przypadku przedsiębiorstwa archiwizacja dokumentów wymaga wydzielenia pomieszczeń, w których będą przechowywane kwity. Jakie powinny tam panować warunki?
Czym jest archiwizacja dokumentów?
Każda organizacja musi przechowywać tworzone przez siebie dokumenty. Są one bowiem produktem jej działalności oraz rejestrem czynności, które są przez nią podejmowane. W Polsce obowiązuje „Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach”, która określa, jak należy archiwizować, przetwarzać i przechowywać dokumenty. Sposób archiwizacji dokumentów zależy także od tego, w jakim miejscu zostały one wytworzone i jaka jest ich waga. Zgodnie z ustawą, dokumenty, które powstają i napływają do organów państwowych i jednostek muszą być przez nie przechowywane przez czas określony w przepisach, a następnie są przekazywane do archiwów państwowych lub ulegają zniszczeniu. Materiały archiwalne określa się literą A, zaś literę B nadaje się dokumentom, które mają czasowe znacznie praktyczne, a dodana do nich liczba określa czas przechowywania (np. B50 oznacza, że druk musi być przechowywany przez 50 lat).
Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?
Archiwizacja dokumentów w firmie wiąże się z koniecznością zatrudnienia pracownika, który będzie umiał zarządzać dokumentacją. Warto także przemyśleć możliwość opcję przechowywania dokumentów „na zewnątrz”, zlecając to firmie wyspecjalizowanej w tego typu usługach. Zanim skorzystamy z usług takiej firmy, sprawdźmy, czy dysponuje ona odpowiednimi warunkami przechowywania, ma w tym doświadczenie, a jej pracownicy znają przepisy prawa. Nie możemy przekazać dokumentacji firmie, która nie ma doświadczenia. Koniecznie sprawdźmy, czy jest wpisana do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Pamiętajmy, że to naszym zadaniem jest troska o bezpieczeństwo dokumentów.
Prawidłowe warunki do przechowywania dokumentów
Budynki, w których przechowuje się dokumenty, powinny znajdować się na suchym i bezpiecznym gruncie. Teren nie może być zagrożony powodzią. Dojazd do obiektu musi być dogodny dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych. Pomieszczenie, w którym przechowuje się druki muszą spełniać określone warunki wilgotności (45 – 60 proc.) i temperatury (14 – 20 °C), które trzeba codziennie kontrolować i rejestrować. Musi to być pomieszczenie wolne od jakichkolwiek instalacji, a do ścian i drzwi nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen. Miejsce to musi być zabezpieczone przed włamaniem i wyposażone w ognioodporne drzwi i przeciwpożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową zabezpieczone przed włamaniem.
Archiwizacja dokumentów to jedna ze spraw, jakimi musi zająć się dyrektor firmy. Znajomość wielu ustaw i procedur to obowiązek, który na nim spoczywa. Warto więc, by w swoim otoczeniu miał specjalistę od spraw związanych z przechowywaniem dokumentów.