Prowadzenie księgowości zdaje się być trudne, więc najczęściej zleca się to zadanie zewnętrznej firmie. Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na to, by robić to samodzielnie, dzięki czemu zmniejszają koszty prowadzonej działalności. Podejmując decyzję o samodzielnym prowadzeniu księgowości firmy, musi pamiętać o kilku podstawowych sprawach. Jak działa system finansowo-księgowy, czyli program do prowadzenia rachunków?
Zanim kupimy system finansowo-księgowy. Na czym polega księgowość?
Zakładając działalność gospodarczą należy wskazać podmiot, który będzie zajmował się prowadzeniem księgowości firmy. Duże firmy zatrudniają księgowego i tworzą dział księgowy, ale dla drobnego przedsiębiorcy to rozwiązanie może to być zbyt kosztowne, gdyż dobrzy specjaliści zazwyczaj zarabiają bardzo dużo. Zadania tego typu można zlecić zewnętrznej firmie, ale w takiej sytuacji trzeba będzie znaleźć czas, by zawozić dokumenty. Samodzielne prowadzenie księgowości jest o wiele tańsze. Ponadto małe firmy mogą stosować uproszczone procedury, więc prowadzenie księgowości jest dużo prostsze. W takim wypadku, we wspomnianym formularzu trzeba wpisać dane swojej firmy, a jeszcze lepiej zostawić to pole puste. Oczywiście, musimy pamiętać, że konieczny będzie zakup odpowiedniego systemu finansowo-księgowego.
Jaka zaliczka na podatek dochodowy? Czy takie dane uwzględnia system finansowo-księgowy?
Jeśli chcemy sami prowadzić księgowość, musimy zapoznać się z księgą przychodów i rozchodów (KPiR), gdyż to na jej podstawie wyliczane są zaliczki na podatek dochodowy. KPiR służy do ewidencji poszczególnych zdarzeń gospodarczych w firmie, co oznacza, że ujmuje się w niej przychody uzyskane ze sprzedaży oraz pozostałe przychody, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz pozostałe koszty związane z prowadzeniem działalności. Pod koniec miesiąca przedsiębiorca powinien sporządzić wydruk zapisów dokonanych w danym miesiącu. O wszystkich tych obowiązkach będzie pamiętał dobry system finansowo-księgowy. Wybierzmy intuicyjny i łatwy w obsłudze program, który umożliwi kontrolowanie wszystkiego, co dzieje się w firmie. Możemy skorzystać z programu darmowego lub takiego, za który trzeba zapłacić. Ta druga opcja jest lepsza, gdyż nie ma ograniczeń co do ilości wystawianych rachunków czy faktur, a ponadto mamy dostęp do wszystkich funkcji. Dodatkowo zawsze będziemy mogli liczyć na pomoc serwisu producenta, gdy program się zawiesi lub pojawią się zakłócenia w jego działaniu. Większość twórców i właścicieli takich programów umożliwia korzystanie z darmowej wersji przez jakiś okres czasu. Dzięki temu możemy popracować na oprogramowaniu, przekonując się, który program do księgowania jest dla nas najlepszy.
Samodzielne prowadzenie księgowości może wydawać się dość skomplikowane. Wystarczy jednak samodyscyplina i dobry system finansowo-księgowy, by zgłębić tajniki prowadzenia firmy.